5 consejos sobre cómo elegir una empresa de servicios de nómina

¿Por qué debería subcontratar?

El IRS sanciona a uno de cada tres dueños de negocios por errores en la nómina. El Departamento de Ingresos de Nueva Jersey tiene una proporción similar de multas para los dueños de negocios. La razón número 1 por la que externaliza su nómina a una empresa profesional de procesamiento de nómina es para cumplir con el IRS y el estado de Nueva Jersey.

Incluso si no está cometiendo errores en el manejo interno de su nómina, todavía está desperdiciando su activo más valioso, el TIEMPO. El tiempo es la segunda razón por la que debe subcontratar su empresa de nómina. Su tiempo equivale a dinero para su negocio e incluso si delega la responsabilidad a un miembro de su personal, hay algunas cosas adicionales de las que debe preocuparse. Su tiempo haciendo la nómina es dinero perdido para su negocio. No solo tiene que pagar su salario o tasa de pago, sino que también tiene que pagar los gastos de impuestos del empleador, compensación de trabajadores y beneficios para empleados.

En el peor de los casos, te has abierto a un posible fraude. El fraude de nómina interno es más común en las pequeñas empresas porque no hay un alto nivel de seguridad con las cuentas bancarias, acceso a cheques, sellos de firmas, números de seguro social, direcciones y otra información personal. Todo esto le da mi tercera razón, que es tener la tranquilidad de saber que a sus empleados se les paga y que los impuestos se declaran con precisión ya tiempo.

Entonces, ¿cómo elegimos una empresa de servicios de nómina?

Al elegir una empresa de nómina, hay 5 cosas que debe saber.

1. Protección financiera: pídale a su compañía de nómina que le proporcione pruebas de que están asegurados y en condiciones de servidumbre. Desea saber si su compañía de nómina comete un error, que ellos son responsables de corregir sus errores.

2. Estrategia de respaldo y recuperación ante desastres: pregúntele a su compañía de nómina cuál es su plan de respaldo si ocurriera algún tipo de desastre (ejemplo: incendio, inundación, virus informático y fallas de energía y teléfono). ¿Dónde se respalda y almacena su información? ¿Con qué rapidez pueden volver a estar en funcionamiento si se produce un desastre?

3. Servicio al cliente: la persona que maneja su nómina es más importante que la persona que se la vende. Pregunte quién va a manejar su nómina. Recuerda que el trabajo de un vendedor es venderte, ¡y están muy bien capacitados para hacerlo! Debe solicitar hablar con el especialista con el que trabajará para ver si le gustan y conocer su nivel de experiencia en la industria. Pida alguna referencia de clientes con los que esté trabajando actualmente. Averigüe si su especialista temporal o permanente? Algunas de las empresas de nómina más grandes son procesadores de datos y centros de llamadas. Pregúntese si ese es el tipo de servicio que desea. Debe sentirse cómodo y seguro de que si ocurre un problema, su especialista puede solucionarlo rápidamente.

4. Fijación de precios: la industria de la nómina ha cambiado drásticamente a lo largo de los años, de la carta a la fijación de precios en paquete. La mayoría de las compañías de nómina agrupan todos sus servicios para ofrecerle una tarifa por período de pago según la cantidad de empleados que tenga y su frecuencia de pago. Hay cargos adicionales por la entrega, el procesamiento de fin de año y los formularios W2 también. Dado que la industria de la nómina se ha vuelto muy competitiva, asegúrese de preguntarle a su vendedor si se aplica un descuento y cuándo se agota.

Algunos de los proveedores de nómina y franquicias nacionales más grandes tienen tarifas introductorias, ofertas especiales y meses gratis. ¡El comprador tenga cuidado! Estos especiales terminan y los descuentos desaparecen y ocurren aumentos anuales. Recuerde que está siendo vendido por un vendedor altamente capacitado que cobra si maneja su nómina, no si se queda. Pídeles que lo pongan por escrito y por correo electrónico para protegerte, y si realmente quieres ser creativo, pídeles que su gerente directo o jefe también apruebe la propuesta.

5. Integración del sistema de beneficios para empleados y empleadores: la mayoría de las compañías de nómina pueden ofrecer servicios adicionales, como acceso para empleados en línea, compensación para trabajadores de pago por uso, 401k, soluciones de recursos humanos, seguro médico y soluciones de tiempo y asistencia. Al elegir su proveedor de nómina, asegúrese de elegir una empresa que pueda crecer con su negocio.

Sigue estos 5 sencillos pasos a la hora de elegir tu empresa de nómina y ¡ahorrarás tiempo y dinero a tu empresa!

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